Schulze Wenning. Steuerberater.
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Für Sie gelesen

An dieser Stelle fassen wir für Sie in Kürze aktuelle und besonders lesenswerte Meldungen prägnant zusammen.

Wie sicher ist Ihre Branchensoftware??

Seit dem 1. Januar 2017 gelten sie verbindlich, die GoBD - und verunsichern viele Betriebe


Was heißt GoBD?

Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)


Aus der Praxis: Während einer Betriebsprüfung 2016 fiel dem Betriebsprüfer auf, dass der Kunde die mit seiner Branchensoftware erstellten Ausgangsrechnungen jederzeit löschen kann, ebenso die Einträge in seinem Rechnungsausgangsbuch. Klare Ansage des Betriebsprüfers: Das sei nach GoBD nicht erlaubt. Was tun fragte sich der Kunde? Von einem anderen Betriebsprüfer erfuhr der Kunde etwas später, dass der Hersteller die Löschfunktion für ihn deaktivieren könne. Der Kunde muss somit nachweisen,  dass die Funktion nicht nach Belieben an- und ausgeschaltet werden kann.? Für den Nachweis müssten die Betriebsprüfer die Log-Datei der Branchensoftware einsehen, die alle Vorgänge im Programm protokolliert.  Aber solch eine Log-Datei gibt es in den meisten Programmen nicht.  Die Softwarehersteller sehen das Problem nicht, das Programm entspreche den GoBD. Zudem bringe eine Log-Datei nichts, denn selbst die lasse sich nachträglich manipulieren.  Viele Betriebe würden ja zu einem anderen Anbieter wechseln aber zu wem?

Niemand sei sich wirklich sicher mit seiner Software.  Selbst Nachfragen beim Finanzamt  laufen ins Leere. Jeder versuche, die Verantwortung für eine sichere Lösung auf die anderen abzuschieben.

Somit werden die Kunden zum Spielball jedes Betriebsprüfers.

Keine staatlichen Standards für Soft- und Hardware

Warum gibt es keine verbindlichen Standards  für Soft- und Hardware oder Testate für GoBD-taugliche Soft- und Hardware? Zumindest in dieser Frage sind die GoBD unmissverständlich: Es geht nicht.


  • Verbindliche Standards? Technische Vorgaben oder Standards könne die Finanzverwaltung nicht festlegen. Das sei angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung nicht möglich.
  • Allgemeingültige Testate für Soft- und Hardware? Die Vielzahl an Systemen und deren Betrieb Kombinationsmöglichkeiten wie auch Versionswechsel und Updates lassen keine allgemein gültigen Aussagen zu einer bestimmten Hard- oder Software zu.
  • Positivtestate im Einzelfall? Auch im konkreten Einzelfall werden die Finanzämter einem Betrieb kein grünes Licht für sein Buchführungssystem erteilen. Und auch die Betriebsprüfer werden nach einer Prüfung laut GoBD kein Positivtestat für ein Buchführungssystem erteilen. Dass ein System die Prüfung für ein Jahr anstandslos übersteht, sagt nichts über die Zukunft.

Zertifikate sind nicht bindend für den Fiskus

Inzwischen werben immer mehr Softwarehersteller mit GoBD-Zertifikaten oder Testaten. Was sagt das aus? Die Software hat nicht die Finanzverwaltung zertifziert, sondern ein unabhängiger Sachverständiger, zum Beispiel ein Wirtschaftsprüfer. Das bedeute nur, dass jemand Unabhängiges die Software überprüft hat, ob sie den GoBD entspricht.  Aber selbst das ist keine Garantie, dass die Finanzverwaltung das auch so sieht.


Digitalisierung: Neue Regeln sorgen immer für Unsicherheit

Für die Unsicherheiten bei den GoBD ist eine Lösung in Sicht, leider keine schnelle. Vieles wird sich erst in den nächsten Jahren klären, wenn es eine entsprechende Rechtsprechung gibt.

Erst Gerichtsurteile werden viele Fragen zur GoBD beantworten.

Dass die Finanzverwaltung keine verbindlichen IT-Standards festlegt, kann man nachvollziehen.  Der Staat dürfe nicht in die unternehmerische Freiheit eingreifen, indem er vorschreibe, wie ein Unternehmer die Einhaltung von Regeln organisieren muss. Zudem sei die Digitalisierung längst in den Betrieben im vollen Gange. Das könne die Finanzverwaltung nicht einfach stoppen, um in aller Ruhe Standards zu schaffen.  Die Finanzverwaltung kann da nur nachziehen.

Einige Punkte sollte der Unternehmer jedoch beachten, um Risiken auszuschließen:

  • Keine allgemeine Pflicht: Es gibt keinen generellen Zwang zur digitalen Archivierung. Was in Papierform im Betrieb eintrifft, muss nicht  digitalisiert werden. Was Sie in Papierform verschicken, dürfen Sie auch in Papierform archivieren. Es sei denn, die Rechnung wurde in einem Fakturierungsprogramm erstellt, dann ist digitale Aufbewahrung Pflicht. Digital archivieren müssen Sie, was Sie digital erhalten oder verschickt haben. Also zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen per E-Mail.
  • Konsequent sein: Entscheidend ist, dass sich ein Unternehmen konsequent verhält. Mal Papierform, mal digitale Rechnung - das muss der Prüfer nicht akzeptieren. Wenn ich mich bei meinen Rechnungen für die Papierform entscheide, dann muss ich das auch durchziehen.
  • Richtig speichern: Für Fakturierungsprogramme und alle digitalen Belege gelten die GoBD. Die Daten müssen so gespeichert sein, dass sie nicht mehr nachträglich änderbar, löschbar und auch in zehn Jahren noch lesbar sind. Sprechen Sie mit Ihrem Softwareanbieter und Ihrem Steuerberater. Und wenn Sie sich nicht sicher sind: konsequent alles zusätzlich ausdrucken und archivieren.
  • Ordnung halten: Für den Aufbau eines digitalen Archivs gibt es keine Vorschriften. Es muss nur eine gewisse Ordnung haben, die für den Prüfer leicht nachvollziehbar ist.

Wie groß sind die Risiken in einer Betriebsprüfung?

Was nach GoBD erlaubt ist und was nicht, entscheiden die Betriebsprüfer nicht alleine. Mag sein, dass einem Betriebsprüfer der Mix aus gedruckten und digitalen Unterlagen nicht gefällt. Mag auch sein, dass der Betriebsprüfer bei der Archivierung Verstöße gegen die GoBD findet. Aber ein Grund für eine Steuerschätzung sei das nicht. Dafür müsste der Prüfer mindestens einen gravierenden Fehler entdecken, eine Abweichung zwischen den Belegen und den Zahlungen.

 

 Gelesen im Fachmagazin der Tischlerinnung Deutschland 6/2017?


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